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西南政法大学经费报销指南(2015.1)

  西南政法大学经费报销指南

  20151月修改)

  西政校财发〔20152

   

  校属各单位:

  按照财政部、教育部颁布的《高等学校财务制度》和财政部颁布的《高等学校会计制度》的要求,根据财政部《关于加快推进公务卡制度改革的通知》(财库[2012132号)和市财政局、市监察局、市审计局、人行重庆营业管理部联合下发的《关于进一步深化公务卡改革的通知》(渝财库〔201127号)、重庆市教委《关于进一步做好公务卡改革工作的通知》(渝教财〔201332号)文件的相关规定,结合高校财政拨款方式的变化,现特修改《西南政法大学经费报销指南》。

  一、票据要求

  办理各类报销业务所取得的原始凭证(如发票、行政事业单位资金往来结算票据,下同)必须真实、合法、有效。一旦发现有伪造、变造的,将不予报销;涉及法律责任的,将移交有关司法部门处理。原始凭证分为外来原始凭证和自制原始凭证。

  (一)外来原始凭证

  1.外来原始凭证的格式要求

  外来原始凭证包括发票、行政事业单位资金往来结算票据及其相关附件,发票上须加盖开票单位公章或发票专用章;行政事业单位资金往来结算票据必须有省级财政部门统一印制的“财政(厅)局监制”字样,并在票据上加盖收款单位财务专用章。对小规模经营者、个体工商户等确实无法开具合法票据的,可由当地税务部门代开,并加盖开票单位的印章。军队收费票据必须同时套印“财政部票据监制章”和“中国人民解放军票据监制章”。

  2.外来原始凭证的内容要求

  1)原始凭证必须注明购货单位名称、填制日期、开票人姓名及经济业务的内容和金额。购货单位(付款单位)必须为“西南政法大学”(机票、住宿费、学费、培训费等开具个人姓名的除外)。

  2)原始凭证未列明具体商品名称、数量、单价、金额等相关要素的,应附上加盖开具单位印章的购物清单,在商场及超市购置办公用品的应附上电脑小票或购物清单。

  3)机打票据手工开具的无效。

  4)从境外取得的原始凭证,报销人应在原始凭证上用中文注明货物名称、数量、金额及当日汇率(中间价)。

  3.机票报销要求

  报销机票时,须同时提供对应航班的登机牌,无登机牌的,不予报销。本条规定自2011121日起执行。

  (二)自制原始凭证

  1.学校各部门之间产生的经济业务应通过内部转账方式结算。

  2.对于自制的原始凭证,学校统一印制或有统一格式的,应按规定办理(可在财务处网页下载相关表格);没有统一格式的,经济业务事项的要素(如事由、金额、数量、经费支出来源等)应齐全。

  (三)遗失原始凭证的处理办法

  从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当提供原出票单位票据存根联复印件,并加盖财务专用章或发票专用章或收费专用章,经本部门负责人批准后,代作原始凭证。但对无法取得原开票单位的发票存根联复印件的(如火车、轮船、飞机票等交通凭证),报销人应写出详细说明,由同行人或知情人签字证明,并经本部门负责人批准后,代作原始凭证。代作(含补制的)原始凭证须经财务负责人签字后方可报销。

  (四)票据的时限性

  1.各类原始凭证原则上不能跨年度报销。当年121日后取得的原始凭证未能及时报销的,须在次年41日之前报销;如有特殊原因(出国,去外地学习、进修等)不能在上述时间段内报销的,须写书面说明并经相关部门负责人确认后,方可到财务处报销。

  2.因科研课题存在前期筹备、中期调研整理及结项等阶段,科研课题经费可报销自立项之日起前一年至结项日期间发生的相关费用。

  (五)其他要求

  1.二级学院、部门外出举办会议或开展培训工作的,如委托旅行社代办会议事务、代办与培训教学有关的考察事务,须请旅行社开具“代办会务费”、“代办考察费”、“代办培训费”的正式发票。

  2.由学校各类项目(科研、中央财政专项、学科建设经费、质量工程项目等)资助出版的出版合同,委托方必须是西南政法大学,不得以个人或者学院、基地、中心、研究院所等作为委托方。具体要求详见《关于进一步加强和规范学校资助出版合同和公务卡使用管理的通知》。

  3.原以现金方式支付的日常公用支出和5万元(人民币)以下的小额转账支出,包括:办公用品购置费、书报杂志订阅费、印刷费、差旅费、培训费、会议费、招待费、邮电费、交通费、劳务费、小型维修费及其他零星商品和服务购买支出等公务性支出,教职工应统一使用公务卡到具有POS机结算功能的商户刷公务卡结算,超过公务卡额度的可以通过转账方式支付。超过公务卡支出额度的日常公用支出和其他项目支出,可以通过转账方式支付。

  二、报销审批的规定

  经办人在取得原始凭证后,须在原始凭证的背面签字,并注明经济活动内容,然后将原始凭证分类汇总粘贴,粘贴样式见财务处网页(从大到小粘贴成鱼鳞状),并根据经费类别填写西南政法大学经费报销单据汇总单或西南政法大学市内(外)差旅费报销单(以下简称报销单),报销单必须按照要求填写完整(摘要栏应注明经费事由和项目号,项目号可通过财务信息查询系统查询)。具体报销审批规定如下:

  (一)学院日常经费

  1.学院日常经费(如办公费、差旅费、教师培训费等)由学院负责人审批。

  2.学院发放的津贴补贴,由申报人员通过网上申报系统申报,经学院负责人审核后,报财务处薪资审核人员审核,不得超预算支出。

  3.学院学生活动经费、奖助学金、少数民族补贴、特困学生补助、勤工助学金、党建经费等由学院书记审批。学生奖助学金由学院通过学生经费网上申报系统申报,由学院书记审核,报财务处薪资审核人员审核,不得超预算支出。学生活动费、党建经费和工会经费应严格按照公务卡或者转账方式支付公务开支,不允许安排学生或者老师自己垫资购买活动用品;不允许发放各类校内人员的劳务性支出。

  (二)行政部门运行经费

  1.包干运行经费(即原部门运行经费本上的经费:差旅费、资料费、办公费、教师进修差旅费、接待费)由本部门负责人审批后,经办人在学校财务网上查询系统查询有余额后到财务处报销;包干经费超支不补。

  2.部门切块经费(指包干运行经费之外预算安排的经费)由本部门负责人审批后,金额在5,00050,000元需要分管校领导审批,金额在50,000元以上还须学校校长(书记)审批。

  (三)特殊项目经费

  1.横向课题由课题负责人签字,并严格按照预算项目报销。

  2.纵向课题(含国家社科项目、司法部项目、中国法学会、市社科项目、市教委项目、市科委项目、校级科研项目及校级重大专项科研项目)及博士科研启动费由课题负责人签字,并经科研处审批。

  3.精品课程及市教委教改项目由课题负责人签字后,并经教务处审批,若单次报销金额超过1万元的还须分管教务处的校领导审批。

  4.根据《西南政法大学学科建设管理办法》(西政校发【2012172号)文件第三十七条相关规定,使用学科建设经费,按以下程序审批:

  一次性开支在5千元及以下的,由学科带头人审批;

  一次性开支超过5千元、在5万元以下的,由学科带头人及所在学院负责人审批;

  一次性开支超过5万元、在10万元以下的,由学科带头人及所在学院负责人审签后,报分管校领导审批;

  一次性开支超过10万元的,由学科负责人及所在学院负责人审签后报校长审批;

  学院负责人报销自己经手使用的学科建设经费的,按照上述审批权限,由学科带头人或学院其他负责人审签后,报分管校领导或校长审批;

  学院负责人同时担任学科带头人的,由学院其他负责人审签后,按照上述审批权限,报分管校领导或校长审批。

  5.学院人才建设经费由学院负责人审批,按学校现有规定执行。

  6.教学团队、科技创新团队由项目负责人审批;中央财政支持项目由项目负责人和所在学院或部门负责人共同审批。

  7.其他项目审批手续按原有文件规定执行。

  三、个别经费报销说明

  (一)学生活动费指学校(含学院自行安排的经费)为学生举办活动而拨付给学生使用的经费。

  1.学生活动费的报销。学生活动需要的物品,由辅导员统一到可以使用POS机结算的商户刷公务卡集中购买,超过公务卡额度的可以通过转账方式支付;需要购买社会服务的,可以通过签订合同使用转账方式支付;或分批委托服务(复印、打字、印刷等)后集中通过转账方式支付并附详细清单。

  2.学生活动费应按活动项目统一报销,原则上每个活动只能报销一次。参加市级以上大型活动的,可根据实际情况分次报销。

  3.因学生活动需要的服装原则上采用租赁的形式,因活动需要必须购买的,如达到固定资产入账标准的须到后勤处办理入固手续。

  4.因举办校级以上学生活动而产生的误餐费,可按每生每天10元的标准补助。毕业年级学生毕业前最后一次聚餐可在学生活动中报销,但不得超过每生50元标准,超过部分不予报销。其他餐费不予报销。

  5.严禁使用学生活动费购买礼品送给本校教师。

  (二)各二级部门使用的学生助理,发放的勤工助学金都须通过银行转账方式转至学生的银行卡上。

  (三)接待费应在报销单“摘要栏”注明接待单位、接待事由、接待人数及接待次数,单次接待产生的餐费应为一家单位开具的票据。每张报销单原则上只填报一项接待事项,如需填写多项的,请附接待明细清单并请审批人签字。

  (四)副处级及以上人员因公务使用私车到重庆市内或近郊的,应将每次时间、出发地及到达地写清楚,并注明行驶里程,按照学校每公里1元的补助标准,在两个月内凭车辆维持相关票据(如汽油票、过路费),在各部门包干差旅费中报销。

  (五)课题中涉及的咨询费、劳务性费用及餐费,国家或委托单位有规定的,按规定执行;没有规定的,纵向课题不得超过项目总经费报销比例的10%,横向课题不得超过课题总经费报销比例的20%

  在课题经费报销过程中如有劳务报酬及奖金的发放应采取银行转账上卡的方式。支付给校外人员的,需要提供相关人员的身份证号码、姓名和银行卡号信息;支付给校内的教职工的财务处按月汇总后和当月工行应发的各类津补贴统一上工商银行卡(工资卡)。如因特殊情况确需领取现金的,必须由各领款人在发放表上签字。以上发放的课题劳务报酬和奖金达到国家规定个人所得税起征点的,财务处将按税法规定履行代扣代缴个人所得税义务。

  (六)横向课题购置的固定资产需要登记入固,横向课题负责人对固定资产只有使用权而没有所有权。课题负责人与资助单位约定报销内容与范围的,按照约定报销。

  四、特别注意事项

  (一)院长(书记)因故不能履行签字手续的,须出具书面授权书委托他人签字。

  (二)差旅费的报销必须有出差事由,如参加会议或培训的必须将会议或培训通知原件附在原始凭证背后,外出调研的必须有学校或所在学院出具的调研通知。

  (三)购置的办公用品按照学校资产管理的相关规定,达到固定资产标准的,须到后勤与资产管理处物资科办理入固手续。

  (四)票据上购货单位名称或货物名称填写错误的可退回原开票单位更正,更正处须加盖单位财务专用或发票专用章;金额错误或大小写不一致、涂改、挖补等情况的票据,一律不得作为报销凭证。

  (五)所购办公用品、图书资料以及其他经济往来(包括各类课题、会议费、差旅费、培训费、论文版面费、著作出版费等)一律通过公务卡或银行转账支付结算,不得用现金支付。公务卡的使用详见《西南政法大学公务卡管理办法》。

  (六)学校相关职能部门、学院支付的各种劳务费(含答辩费、讲座费、专家评审费及专家咨询费等)均须依法纳税。

  1、支付给校内的教职工的劳务费,财务处按月汇总后和当月工行应发的各类津补贴统一上工商银行卡(工资卡)。

  2、支付给校外专家的劳务费,需要提供相关专家的身份证号码、姓名和银行卡号信息,以便财务处按规定及时代办扣税。

  3、日常办理的科研项目及各类专项中需要支付劳务费的,在办理报销业务时,可通过财务处网上劳务申报系统提前自行申报,并打印“应税劳务发放凭证”,在财务处报销,每月末财务处将集中办理劳务费发放及应交税金上缴工作。

  以上发放的各种劳务费(含答辩费、讲座费、专家评审费及专家咨询费等)和奖金达到国家规定个人所得税起征点的,财务处将按税法规定履行代扣代缴个人所得税义务。

  五、其他事项

  (一)原有规定与本报销指南不符的,按本指南执行。

  (二)本报销指南由财务处负责解释。